Eigentlich sollte es ganz einfach sein: Du richtest eine Datensicherung ein, die automatisch täglich eine Sicherung durchführt. Aber es liegen Fallstricke auf dem Weg zum erfolgreichen Backup aus, die Deine Arbeit zunichtemachen können.
Hier die häufigsten Fehler, die beim Einrichten und Betreiben von Datensicherungen gemacht werden und wie man sie ganz einfach vermeidet.
Unvollständige Datensicherung
Es wird nicht alles in die Sicherung aufgenommen, was für die Firma wichtig ist.
Lösung: Gehe akribisch alles durch, was auf Deinen Clients und Servern sicherungswürdig ist. Dateien auf den Servern, Datenbanken von Warenwirtschaft, Buchhaltung oder ERP. Lokal gespeicherte Dateien auf den Clients (ein Unding, aber noch immer weit verbreitet). Virtuelle Server. Die Cloud. Der Internetauftritt. Und vieles mehr.
Geänderte Sicherungsanforderungen
Die zu sichernden Dateien haben sich geändert. Denn im Laufe der Jahre ändert sich vieles im Netzwerk: Neue Netzwerkshares kommen hinzu, ein neuer Server mit eigenem Datenbestand wird in Betrieb genommen, die Warenwirtschaft wechselt, Daten werden in eine extern gehostete Cloud ausgelagert.
Lösung: Aktualisiere regelmäßig die Datensicherung um neu hinzugekommene Datenquellen. Besser noch: Nimm bei Änderungen an der IT als fixen Arbeitsschritt die Überprüfung der möglichen Auswirkungen dieser Änderungen auf die Datensicherung mit auf.
Zu geringe Speicherkapazität
Speicherplatz, der heute noch ausreichend scheint, ist in wenigen Monaten vielleicht schon zu klein geworden. Dann können nicht mehr alle Dateien gesichert werden. Oder Du fängst an, etwas aus der Sicherung auszunehmen, „weil das bestimmt nicht so wichtig ist“. Falsch.
Lösung: Dimensioniere die Kapazitäten für die Backupziele mit ausreichend Reserve. Speicherplatz kostet nicht mehr viel, sei also nicht geizig damit.
Keine Kontrolle
Die Datensicherung wird gar nicht oder zu selten kontrolliert. Damit werden Fehlermeldungen der Backupsoftware übersehen, das Backup ist im Ernstfall komplett unbrauchbar.
Lösung: Richte ein Monitoring für die Datensicherung ein. Falls noch keines implementiert ist, lass Dir Backup Status-Mails zusenden. Und lies die auch 😉
Unregelmäßige Backups
Oft läuft zumindest die normale Datensicherung täglich und automatisch. Aber was ist mit der katastrophensicheren Aufbewahrung von Backupmedien? Das wird gerne vergessen. Denn das Wechseln und Mitnehmen der Medien ist lästig.
Lösung: Wechsle die extern zu lagernden Sicherungsmedien (Band, Festplatte / SSD, WORM-Medien) in ausreichend kurzen Zeitabständen und bewahre sie an einem anderen Ort sicher auf. Mit festen Terminen dafür, die nicht verhandelbar sind.
Keine katastrophensichere Auslagerung
Auch wenn Datensicherungen bestens eingerichtet sind, laufend kontrolliert und angepasst werden: Wenn Du keine Offsite-Kopien wichtiger Sicherungsstände hast, bist Du schnell Opfer von Verschlüsselungstrojanern, Überschwemmung, Feuer oder Diebstahl. Mehr dazu in meinem Artikel „Daten weg – es kann jeden treffen“ und „Wenn Backup nicht Backup genug ist“.
Lösung: Richte eine Sicherung auf Wechselmedien ein, die Du am besten wöchentlich, zumindest aber monatlich wechselst und auslagerst. Falls Du das noch nicht erledigt hast: MACH DAS JETZT! -> Kein Backup, kein Mitleid.
Datensicherungen sind unbrauchbar
Du hast eine ganz tolle Datensicherung, die immer aktuell ist und für die es regelmäßig Meilenstein-Kopien auf externen Medien im Panzerschrank der Bank des Nachbarortes gibt. Super. Ohne Witz.
Aber können die Daten auch rückgespielt werden? Und hast Du jemals geprüft, ob die rückgespielten Daten auch lesbar und fehlerfrei sind? Wenn nicht, hast Du die Goldbarren Deiner Firma in ein tiefes, tiefes Loch geworfen. Ohne Chance, da jemals wieder ran zu kommen.
Lösung: Teste in fixen Zeitabständen, ob Deine Backups und Offline-Kopien wieder rückgespielt werden können und fehlerfrei sind. Als Bonus: Überlege Dir, ob Du eine alte Sicherung von vor 5 Jahren auch mit der heute verwendeten Hardware noch einlesen kannst (bei Bandsicherungen besonders spannend).
Fazit
Das Thema Datensicherung ist eigentlich nicht besonders komplex. Man muss nur konzentriert und gewissenhaft damit umgehen. Und sich immer wieder darum
kümmern.
Stell Dir vor, es würde sich um Deine private Fotosammlung handeln.
Oder besser noch: Um Katzenwelpen. Denen kannst Du auch nicht mal eben einen Eimer Katzenfutter vor die Füße schütten, die nächsten drei Jahre in Urlaub fahren und sie alleine in Deiner Wohnung lassen. Also – das kannst Du schon machen, nur sind sie dann tot, wenn Du wieder heimkommst.
Mit dem Backup ist es genauso. Deshalb nenne Deine Datensicherung einfach „Tiger-Tapsi“ und kümmere Dich liebevoll darum. Ab sofort.
Mit besten Grüßen, Thomas Carlile
Bildnachweis:
Beitragsbild „Hard Disk Drive replacement“ von Rainer Grothues („TheDigitalArtist“)
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